Cicert Belgelendirme Hizmetleri Ltd. Şti. (bundan böyle “Cicert” olarak anılacaktır) olarak, Tetkik, Eğitim ve Belgelendirme faaliyetlerimiz, tetkikçi ve teknik uzman ilişkilerimiz, çalışanlarımız ve çalışan adaylarımız ile internet sitemiz üzerinden yürütülen işlemlerde işlediğimiz kişisel verilere ilişkin olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVKK”) 10. maddesi ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla bu Aydınlatma Metnini hazırladık. İşlenen kişisel veriler ve hukuki sebepler, Cicert ile ilişkinize ve yapılan işleme göre değişir.
1) Veri Sorumlusuna ait Bilgiler
Unvan: CICERT BELGELENDİRME HİZMETLERİ LTD. ŞTİ.
Adres: Soğanlık Yeni Mahallesi, Fuatpaşa Sok. Kartal İstofis No:12, Daire:10 Kartal / Istanbul / Türkiye
Telefon: +90 216 546 05 26
Fax: +90 216 546 03 77
Email:
KEP:
2) İşlenen Kişisel Veriler, İşleme Amaçları ve Hukuki Sebepler
Aşağıda m.5/2-a kanunlarda açıkça öngörülmeyi; m.5/2-c bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olmasını; m.5/2-ç veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olmasını; m.5/2-e bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olmasını; m.5/2-f ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olmasını; m.5/1 açık rızayı ifade eder. Kişisel veriler, KVKK’nın 4. maddesindeki ilkelere uygun olarak; işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü biçimde işlenir.
a) Belgelendirme müşterilerimizin yetkilileri ve çalışanları
• İşlenen veriler: Ad, soyad, görev/pozisyon, unvan, çalışılan kurum/kuruluş, kurumsal iletişim bilgileri (telefon numarası, e-posta, adres), gerekli imza bilgileri, tetkik katılım kayıtları ve kişisel veri içeren görüşme notları.
• Amaçlar: Tetkik ve belgelendirmeye yönelik başvuru ve sözleşme ilişkisinin kurulması, yürütülmesi ve ifa edilmesi; tetkik planlaması, tetkik, belgelendirme, gözetim ve belge yenileme süreçlerinin yürütülmesi; sözleşme yükümlülüklerine uygun davranılıp davranılmadığının denetlenmesi; sağlanan hizmetin kalitesinin kontrol edilmesi; belgelendirme hizmetleri ile ilgili (gözetim, belge yenileme, sona erme vb.) iletişim kurulması.
• Hukuki sebepler: Müşteri kuruluşun çalışan ve irtibat kişileri bakımından, belgelendirme hizmetinin yürütülmesi ve mesleki iletişim için zorunlu olan işlemlerle sınırlı olarak m.5/2-f; sözleşmenin tarafı gerçek kişi ise gerekli işlemler için m.5/2-c; fatura ve muhasebe işlemleri için m.5/2-ç; şikâyet, itiraz ve uyuşmazlıkların değerlendirilmesi ile hakların korunması için m.5/2-e. Akreditasyonun sürdürülmesi için gerekli tetkik kayıtlarının değerlendirilmesi, somut bir kanuni zorunluluk bulunmadığı ölçüde m.5/2-f kapsamındadır.
b) Eğitim katılımcıları
• İşlenen veriler: Ad, soyad, iletişim bilgileri, çalışılan kurum/kuruluş ve unvan, katılım, sınav ve sertifika bilgileri; açık rıza verilmesi hâlinde fotoğraf.
• Amaçlar: Eğitim kaydı, eğitimin verilmesi, sınav, sertifika düzenleme ve doğrulama; ödeme ve faturalandırma; açık rıza verilmesi hâlinde şirket tanıtımı.
• Hukuki sebepler: Katılımcının sözleşme tarafı olduğu işlemler için m.5/2-c; işvereni tarafından kaydettirilen katılımcılara ilişkin gerekli organizasyon ve doğrulama işlemleri için m.5/2-f; fatura ve muhasebe için m.5/2-ç; uyuşmazlık kayıtları için m.5/2-e; fotoğraf veya görüntünün tanıtım amacıyla yayımlanması için m.5/1 açık rıza. Bu rızanın verilmemesi eğitime katılımı etkilemez.
c) Tetkikçiler, teknik uzmanlar ve adayları
• İşlenen veriler: Kimlik bilgisi (ad, soyad, TCKN, doğum tarihi, imza); iletişim bilgisi; özlük bilgisi (çalışılan ve geçmişte çalışılan kurum/kuruluş ve unvan, işe giriş-çıkış tarihleri, özgeçmiş, SGK hizmet dökümü); mesleki deneyim bilgisi (eğitim durumu, mezun olunan okul, başlama ve mezuniyet tarihleri, İngilizce yeterlilik düzeyi, network ve sistem bilgisi, bilgisayar kullanım becerileri, Cicert tarafından düzenlenen yeterlilik formları ve sınavlar, sertifika bilgileri, gidilen kurslar); vesikalık fotoğraf; finans (fatura, ödeme makbuzu); referans kişisi bilgileri (ad, soyad, unvan, çalıştığı kurum/kuruluş, telefon, e-posta).
• Amaçlar: Aday değerlendirmesi, yeterliliğin ve teknik alan yetkilendirmesinin değerlendirilmesi, görevlendirme, akreditasyon değerlendirmeleri; sözleşme, ödeme ve gerekli seyahat ve konaklama işlemleri.
• Hukuki sebepler: Yeterliliğin ve görevlendirmeye uygunluğun değerlendirilmesi için m.5/2-f; gerçek kişi ile sözleşmenin kurulması ve yürütülmesi ile seyahat organizasyonu için m.5/2-c; vergi, muhasebe ve uygulanabilir sosyal güvenlik yükümlülükleri için m.5/2-ç; uyuşmazlıkların yönetimi için m.5/2-e. TCKN, doğum tarihi, imza, ödeme ve seyahat bilgileri yalnızca bu işlemler için gereken kapsamda işlenir. SGK hizmet dökümü, mesleki deneyimin doğrulanması için gereken işyeri ve çalışma dönemi bilgileriyle sınırlı olarak incelenir. Vesikalık fotoğrafın tanıtım amacıyla kullanılması ayrıca açık rıza gerektirir. Referans kişilerin bilgileri, mesleki deneyimin doğrulanması için gerekli kapsamda m.5/2-f’e dayanılarak işlenir.
d) Tedarikçilerimizin ve iş ortaklarımızın yetkilileri ve çalışanları
• İşlenen veriler ve amaçlar: Ad, soyad, görev, unvan ve kurumsal iletişim bilgileri; hizmet temini, operasyonel iletişim ve iş ilişkisinin yönetilmesi (otel ve uçak rezervasyonu dahil organizasyon hizmetleri).
• Hukuki sebepler: m.5/2-f; sözleşmenin tarafı gerçek kişi ise m.5/2-c; muhasebe kayıtları için m.5/2-ç; uyuşmazlık kayıtları için m.5/2-e.
e) İnternet sitemizin ziyaretçileri ve talep iletenler
• İşlenen veriler ve amaçlar: İletişim ve başvuru formlarından iletilen ad, soyad, e-posta, telefon, kurum ve talep içeriği, taleplerin yanıtlanması ve kurumsal iletişim için; IP adresi ve erişim kayıtları, site ve bilgi güvenliğinin sağlanması için işlenir.
• Hukuki sebepler: m.5/2-f; talep, ilgili gerçek kişinin taraf olacağı bir sözleşmenin kurulmasına yönelikse m.5/2-c. Çerezlere ilişkin bilgiler Çerez Politikası’nda yer alır; açık rıza gerektiren çerezler rıza verilmeden çalıştırılmaz.
f) Bülten ve tanıtım iletişimi alıcıları
• İşlenen veriler ve amaçlar: Ad, soyad, e-posta ve tercih kayıtları; eğitim tanıtımları ve bültenlerin gönderilmesi.
• Hukuki sebep: m.5/1 açık rıza. Ticari elektronik iletilerde 6563 sayılı Kanun kapsamındaki onay ve ret kuralları ayrıca uygulanır. Gözetim, belge yenileme gibi hizmetin yürütülmesi için gerekli bildirimler bu kapsamda değildir.
g) Şikâyet, itiraz ve KVKK başvurusunda bulunanlar
• İşlenen veriler ve amaçlar: Kimlik, iletişim bilgileri ve başvuru içeriği; başvuruların incelenmesi ve sonuçlandırılması.
• Hukuki sebepler: KVKK başvuruları için m.5/2-ç; şikâyet ve itirazların değerlendirilmesi ile hakların korunması için m.5/2-e.
h) Uzaktan tetkik ve eğitim katılımcıları
• Eğitim ve tetkiklerde video konferans yazılımları ile uzaktan tetkik yapılması, eğitim verilmesi veya toplantı gerçekleştirilmesi sırasında platform üzerinden iletilen ad, katılım ve iletişim bilgileri ile görüşme sırasında paylaşılan ses ve görüntü işlenir. Uzaktan tetkike özgü bilgiler, CIGENT05F02 Uzaktan Tetkik Katılımcı Aydınlatma Metni ile internet sitesindeki uzaktan tetkik sayfasında işlemden önce sunulur. Oturumlar varsayılan olarak kaydedilmez; ses, görüntü veya görüşme dökümü kaydı yalnızca önceden planlanan görüşmelerde ve kayda girecek her kişinin CIGENT05F03 Uzaktan Tetkik Elektronik Kayıt Tercihleri ile verdiği ayrı açık rızasıyla (m.5/1) yapılır ve kayıt tarihinden itibaren en geç 30 gün içinde imha edilir.
i) Cicert çalışanları ve çalışan adayları
• İşlenen veriler: Kimlik, iletişim, imza, banka/ödeme, çalışma, bordro, izin, eğitim ve özlük bilgileri; çalışan adayları için özgeçmiş ve iş başvurusunda bildirilen bilgiler.
• Amaçlar: İşe alım süreçlerinin yürütülmesi; iş sözleşmesinin kurulması ve ifası; ücret ödemeleri; iş, vergi ve sosyal güvenlik mevzuatından doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi; personel yetkinliğinin ve iş organizasyonunun yönetilmesi.
• Hukuki sebepler: İş sözleşmesinin kurulması ve ifasında gerekli ölçüde m.5/2-c; vergi, iş ve sosyal güvenlik yükümlülüklerinde m.5/2-a ve m.5/2-ç; yetkinlik ve iş organizasyonunda gerekli ölçüde m.5/2-f; hakların korunmasında m.5/2-e. Zorunlu istihdam, iş sağlığı ve güvenliği ve sosyal güvenlik işlemlerindeki özel nitelikli veriler m.6/3-f kapsamında işlenir; gereksiz sağlık ve adli sicil bilgileri toplanmaz. Tanıtım görüntüsü gibi isteğe bağlı işlemler için ayrı açık rıza alınır; bu rıza çalışma şartı değildir.
• Kurumsal iletişim araçları: Cicert tarafından tahsis edilen kurumsal e-posta ve iletişim araçlarının denetlenmesi gerektiğinde; denetimin amacı, kapsamı, yöntemi, hukuki sebebi ve özel kullanıma ilişkin sınırları çalışanlara önceden ayrıca açıklanır. Denetim ölçülü yapılır ve sürekli gözetim niteliği taşımaz (KVK Kurulu 2026/2035 sayılı İlke Kararı). Çalışanlara ve tetkik ekibi üyelerine ayrıca CIGENP7F06 KVKK Aydınlatma Metni sunulur.
3) Özel Nitelikli Kişisel Veriler
KVKK’ya göre kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel veridir.
Tetkiklerde kişisel verilerin mümkün olduğunca maskelenmiş veya kişiyi belirlenebilir kılmayacak şekilde sunulması esastır; özel nitelikli verilerin gereksiz yere Cicert’e iletilmemesi gerekir. Bir belgenin yalnızca yerinde ya da ekranda incelenmesi de veri işleme oluşturabilir. Özel nitelikli veriye erişim zorunlu olduğunda, erişimden önce KVKK’nın 6. maddesindeki uygun işleme şartı belirlenir, ilgili kişiye gerekli aydınlatma yapılır ve Kişisel Verileri Koruma Kurulunun belirlediği yeterli önlemler alınır. Geçerli işleme şartı bulunmayan verilere erişilmez.
4) Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi
Kişisel veriler; başvuru, teklif ve kayıt formları, sözleşmeler, personel ve bordro kayıtları, iş başvuruları, e-posta yazışmaları, telefon görüşmeleri, eğitim ve sınav kayıtları, tetkikçi başvuru belgeleri, yerinde ve uzaktan tetkikler, video konferans yazılımları ile internet sitemiz ve sosyal medya kanallarımız üzerinden elde edilir. Müşteri kuruluşlar ve iş ortaklarımız tarafından iletilen yetkili ve çalışan bilgileri ile adayların bildirdiği referans bilgileri dolaylı olarak elde edilir. Kişisel veriler tamamen veya kısmen otomatik yöntemlerle ve veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle işlenir.
5) Kişisel Verilerin Aktarılması
Kişisel veriler, ilgili faaliyetin gerektirdiği kapsamla sınırlı olarak ve KVKK’nın 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri aktarma şartlarına uygun olarak aşağıdaki alıcılara aktarılabilir:
• Kanuni yükümlülüğün yerine getirilmesi amacıyla yetkili resmi kurum ve kuruluşlar ile kanunen yetkilendirilmiş özel kişilere,
• Yargısal süreçlerin yürütülebilmesi veya takibinin sağlanması amacıyla ilgili yargı makamlarına,
• Akreditasyonun sürdürülmesi amacıyla TÜRKAK ve ilgili akreditasyon kuruluşlarına,
• Cicert çalışanlarının gerekli verileri; ücret ödemesi için bankalara, bordro/muhasebe hizmeti için yetkili sağlayıcılara, kanuni bildirimler için SGK, vergi idaresi ve yetkili kamu kurumlarına,
• Görevlendirilen tetkik ekibine, görevin planlanması ve yürütülmesi için gerekli bilgilerle sınırlı olarak,
• Müşterilerimize, tedarikçilerimize, organizasyon şirketlerine (otel, uçak rezervasyonu dahil) ve Cicert yetkililerine, söz konusu hizmetlerin temini amacıyla sınırlı olmak üzere,
• Barındırma (hosting) hizmet sağlayıcılarına, SMS gönderimi yapanlar dahil dış kaynak hizmet sağlayıcılarına ve hukuk bürolarına, ilgili hizmetlerin yürütülmesi amacıyla sınırlı olmak üzere,
• Birleşme, bölünme, devralma gibi durumlarda bu işlemler sonucu ortaya çıkan şirket veya şirketlere.
6) Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılması
Yurt dışında saklama veya yurt dışından erişim içeren e-posta, bulut, form ve video konferans (ör. Zoom, Microsoft Teams) hizmetlerinin kullanılması kişisel verilerin yurt dışına aktarılmasına neden olabilir. Böyle bir aktarımda KVKK’nın 5. veya 6. maddesindeki işleme şartına ek olarak 9. maddesindeki şartlar sağlanır; yeterlilik kararı bulunmuyorsa uygun güvence tesis edilir. Düzenli ve sürekli aktarımlarda arızi aktarımlara özgü istisnalara dayanılmaz. Kullanılan hizmete, alıcılara ve aktarım mekanizmasına ilişkin ayrıntılar talep hâlinde
7) Saklama ve İmha
Kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilir. Süre belirlenirken kaydın türü, belgelendirme ve akreditasyon gereklilikleri, sözleşmeler, zamanaşımı süreleri ve devam eden uyuşmazlıklar dikkate alınır. İşlenmesini gerektiren sebeplerin tamamı ortadan kalktığında kişisel veriler, KVKK’nın 7. maddesi ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca re’sen veya ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
8) Açık Rıza ve Tercihlerin Yönetimi
Aydınlatma, açık rızadan ayrı olarak yapılır. Fotoğraf ve görüntülerin tanıtımda kullanılması, tanıtım iletişimi ve açık rıza gerektiren çerezler için ilgili işleme özgü rıza alınır. Açık rıza,
9) Veri Sahibinin Hakları
KVKK’nın 11. maddesi uyarınca Cicert’e başvurarak;
• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,
• KVK Kanunu’nun 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme
haklarına sahipsiniz.
10) Başvuru Yöntemi
Başvurularınızı, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ kapsamında aşağıdaki yollarla iletebilirsiniz:
• Yazılı ve imzalı başvurunuzu yukarıdaki adresimize elden veya posta yoluyla göndererek,
• Kayıtlı elektronik posta (KEP) adresinizden
• Güvenli elektronik imza veya mobil imza kullanarak
• Cicert’e daha önce bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı bulunan e-posta adresinizden
Başvuruda ad, soyad, yazılı başvuruda imza, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruk ve pasaport numarası veya varsa kimlik numarası, tebligata esas yerleşim yeri veya işyeri adresi, varsa bildirime esas e-posta, telefon ve faks numarası ile talep konusu bulunmalıdır. Konuya ilişkin bilgi ve belgeler başvuruya eklenebilir. www.cicert.com.tr adresindeki Kişisel Veri Sahibi Başvuru Formu kullanılabilir; formun kullanılması zorunlu değildir. Kimlik belgesi fotokopisini düz e-posta eki olarak göndermeyiniz.
Başvurular, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Sonuç, gerekçesiyle birlikte yazılı veya elektronik ortamda bildirilir.
Cicert, işbu “Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Aydınlatma Metni”ni yürürlükteki resmi mevzuatta yapılabilecek değişiklikler çerçevesinde her zaman güncelleme hakkını saklı tutar. Bu Aydınlatma Metni en son 16.10.2026 tarihinde güncellenmiştir (Rev B).
